Документирование и документация по охране труда

Документирование проводимых работ в сфере охраны труда является важным элементом системы управления охраной труда и предназначено для накопления базы данных о выполнении государственных нормативных требований охраны труда.

Наличие и правильное ведение документации по охране труда позволяет качественно проводить анализ состояния условий и охраны труда на рабочих местах, оценку профессиональных рисков, своевременно устранять или уменьшить недопустимый риск, а также осуществлять корректирующие и профилактические мероприятия по обеспечению безопасных и безвредных условий труда.

Документация в области охраны труда также необходима для про­ведения специальной оценки условий труда с последующим подтверждением соответствия организации работ по охране труда го­сударственным нормативным требованиям охраны труда, при планировании мероприятий по безопасности и охране труда, при расследовании несчастных случаев на производстве и профзаболеваний и выявления истинных причин их наступления.

• Приказы: об организации работ по охране труда, о назначении ответственных лиц за электрохозяйство, газовое хозяйство, исправное состояние и безопасную эксплуатацию тепловых энергоустановок, лифтов, сосудов, работающих под давлением, осуществление производственного контроля за соблюдением санитарно-эпидемиологических и экологических требований, сбор и утилизацию ртутьсодержащих предметов, утративших потребительские качества, и медицинских отходов, о создании комитета (комиссии) по охране труда и комиссии по трудовым спорам, о назначении комиссий по проверке знаний требований охраны труда, по приемке спецодежды, спецобуви и других средств индивидуальной защиты, по организации работы автотранспортных средств, об утверждении и введении в действие локальных нормативных актов по вопросам охраны и безопасности труда и др.;
• Положения: о системе управления охраной труда и профессиональными рисками, о комитете (комиссии) по охране труда, о службе (специалисте) охраны труда, об уполномоченном (доверенном) лице по охране труда профсоюза или трудового коллектива и др.;
• Инструкции по охране труда для работников исходя из их должностей, профессий и видов работ;
• Порядки: о проведении инструктажа по охране труда и об учения работников безопасным приемам и методам выполнения работ, о многоступенчатом административно-общественном контроле за условиями и охраной труда и др.;
• Регламенты: выполнения государственных нормативных требований охраны труда, о безопасном и устойчивом функционировании организации и др.;
• Программы: вводного и первичного на рабочем месте инструктажей по охране труда, обучения по охране труда руководителей и специалистов, работников рабочих профессий и др.;
• Планы: работы службы охраны труда (специалисты по охра­не труда), комитета (комиссии) по охране труда, кабинета охраны труда, мероприятий по улучшению и оздоровлению условий труда по результатам специальной оценки условий труда и др.;
• Перечни и списки: работников, освобожденных от первичного инструктажа на рабочем месте, подлежащих обязательным медицинским осмотрам, должностей и профессий, которым выдаются по нормам средства защиты и смывающие средства, требующих присвоения соответствующей группы по электробезопасности, подлежащих 1 раз в 5 лет психиатрическому освидетельствованию и др.;
• Правила, нормы, стандарты организации и другие документы.

• Журналы: регистрации несчастных случаев на производстве, вводного инструктажа, первичного инструктажа на рабочем месте по охране труда, учета инструкций и учета выдачи инструкций по охране труда, учета присвоения 1 группы по электробезопасности, неэлектротехническому персоналу, учета проверки знаний норм и правил работы в электроустановках, учета и содержания средств защиты, учета работ по нарядам и распоряжениям, учета и пери­одических осмотров механизмов и агрегатов, не подконтрольных Ростехнадзору, приемки и осмотра лесов и подмостей, учета про­верок состояния условий и охраны труда на рабочих местах и пр.;
• Личные карточки учета выдачи средств индивидуальной защиты и смывающих средств;
• Акты и протоколы: замеров сопротивления изоляции элек­тропроводки и заземляющих устройств, испытаний электро­защитных средств, метрологических поверок контрольно-измерительных приборов, проведенных медосмотров, проверок знаний по охране труда руководителей, специалистов и лиц, занятых на работах повышенной опасности и пр.;
• Наряды-допуски, распоряжения на выполнение работ повышенной опасности;
• Материалы и документы по расследованию несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваниях, инцидентов и аварий: извещения, сообщения, акты, протоколы, выписки, эскизы, фото- и видеоматериалы, экспертные заключения и др.;
• Документы специальной оценки условий труда и подтверждения соответствия организации работ по охране труда государственным нормативным требованиям охраны труда (приказы, протоколы, перечни, карты, ведомости, таблицы, планы, заключения, предписания, сертификаты соответствия);
• Другие материалы и документы.

Это документы государственной статистической отчетности:

1. Форма N 7-травматизм «Сведения о травма­тизме на производстве и профессиональных заболеваниях» (далее – форма N 7) и приложение к форме N 7-травматизм;
2. Форма N 1-Т (условия труда) «Сведения о состоянии условий труда и компенсациях за работу во вредных и (или) опасных условиях труда» (далее форма N 1-Т). 

К данному виду документов относятся также: предписания, заключения, акты обследования должностными лицами органов государственного контроля (надзора), предписания специалистов по охране труда, представления органов общественного контроля и отчеты об их исполнении, письма, заявления, жалобы работников по вопросам безопасности и охране труда и решения по ним, переписка в сфере охраны труда, служебные, докладные, аналитические, объяснительные записки по вопросам охраны труда и др.).

1. Годовую статистическую форму N 7-травматизм представляют юридические лица, кроме микропредприятий, всех форм собственности, осуществляющие все виды экономической деятельности, кроме финансовой деятельности, обеспечения военной безопасности, социального страхования, образования, деятельности экстерриториальных органи­заций к 25 января в территориальные органы Росстата и, при необходимости, в вышестоящие органы по подчиненности.

Указанная форма содержит сведения о численности пострадавших, о числе человеко-дней нетрудоспособности у пострадавших с утратой трудоспособности на 1 рабочий день и более, о численности пострадавших, частично утративших трудоспособность и переведенных с основной работы на другую на один рабочий день и более в соответствии с медицинским заключением, о численности лиц с впервые установленным профзаболеванием, о финансовых средствах, израсходованных на мероприятия по охране труда, а также справочное средней численности работников и наличии здравпункта.

Приложение к форме N 7-травматизм «Сведения о распределении числа пострадавших при несчастных случаях на производстве по основным видам происшествий и причинам несчастных случаев» представляется также к 25 января выборочно по отраслям экономики 1 раз в 3 года.

2. Государственная статистическая форма N 1-Т (условия труда) представляется юридическими лицами, осуществляющими деятельность по добыче полезных ископаемых, в обрабатывающих производствах, в строительстве, на транспорте и в связи (кроме субъектов малого предпринимательства) к 20 января в территориальные органы Росстата и, при необходимости, в вышестоящие органы по подчиненности.

Данная форма содержит сведения о состоянии условий труда, о компенсациях за работу во вредных и (или) опасных условиях труда.

Руководитель юридического лица обязан назначить должностных лиц, уполномоченных предоставлять статистическую информацию от имени юридического лица или отразить эту обязанность в должностных инструкциях.

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержден приказом Росархива от 20.12.2019 N 236.

В Перечень включены типовые управленческие архивные документы, образующиеся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и организаций при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций, независимо от их организационно-правовых форм и от формы собственности, с указанием сроков хранения. Документы по вопросам охраны труда содержатся в разделе 7.3 Перечня.

Согласно Перечню должны соблюдаться следующие сроки хранения документов по охране труда: 

1. Отчеты по проведению спецоценки условий труда и документы к ним (протоколы, решения, заключения, перечни рабочих мест, сведения, данные, сводные ведомости, декларации соответствия, карты СОУТ на конкретные рабочие места, перечни мероприятий по улучшению условий и охраны труда):

• по месту проведения – 45 лет, а при наличии вредных и опасных условий труда – 50 лет (если документы закончены после 1 января 2003 года) и 75 лет (если документы закончены до 1 января 2003 года);
• в других организациях – 5 лет.

2. Сертификаты соответствия работ по охране труда (сертификаты безопасности) – в течение 5 лет после истечения срока действия сертификата;

3. Документы (справки, предложения, обоснования, переписка) о состоянии и мерах по улучшению охраны труда – 5 лет;

4. Списки работающих на производстве с вредными и опасными условиями труда:

• если документы закончены после 1 января 2003 года – 50 лет;
• если документы закончены до 1 января 2003 года – 75 лет.

5. Наряды-допуски на производство работ в местах действия вредных и опасных производственных факторов и на выполнение особо опасных и вредных работ – в течение 1 года после закрытия наряда-допуска, а при наличии производственных травм, аварий и несчастных случаев на производстве – 45 лет;

6. журнал учета выдачи нарядов-допусков на производство работ в местах действия вредных и опасных производственных факторов и на выполнение особо опасных и вредных работ – в течение 1 года после закрытия наряда-допуска, а при наличии производственных травм, аварий и несчастных случаев на производстве – 45 лет;

7. Документы (заключения, справки, сведения) о причинах заболеваемости работников – 5 лет ЭПК (срок хранения с отметкой «ЭПК» означает, что указанные документы после истечения срока хранения могут быть отобраны на постоянное хранение);

8. Документы (акты, протоколы, заключения, сведения, справки, переписка) о расследовании и учете профзаболеваний:

• если документы закончены после 1 января 2003 года – 50 лет;
• если документы закончены до 1 января 2003 года – 75 лет.

9. Документы (программы, списки, переписка) об обучении работников по охране труда – 5 лет;

10. Протоколы результатов обучения по охране труда – 5 лет;

11. Журналы и книги учета:

• инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) – 45 лет;
• профилактических работ по охране труда, проверки знаний по охране труда – 5 лет.

12. Книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий – 45 лет;

13. Документы (акты, доклады, справки, заключения, переписка) о соответствии (несоответствии) санитарно-эпидемиологическим и гигиеническим требованиям условий деятельности, территорий, зданий, строений, сооружений, помещений, оборудования, транспортных средств – 5 лет ЭПК;

14. Переписка по вопросам охраны труда – 5 лет.

Основные мероприятия по охране труда в организации
Служба охраны труда в организации
Требования к системам управления охраной труда
Внедрение системы управления охраной труда в организации
Организация внутрифирменного (корпоративного) контроля за охраной труда